10 Tipps für eine effektive Bestandsverwaltung mit Magento-Shops

Tipps, die Ihnen in Ihrem Online-Shop Geld sparen!

Der Erfolg Ihres Online-Shops hängt davon ab, dass Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen immer wieder kaufen. Soweit klar. Doch Ihre Bestandsverwaltung kann sich in der Art und Weise, wie Sie Ihre Produkte – das heißt, Ihr Inventar –  verwalten, möglicherweise darauf auswirken, wie viel Geld Sie verdienen. Also im Gegenzug heißt das, dass eine problembehaftete Bestandsverwaltung dazu führen könnte, dass Sie Geld verlieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Bestandsverwaltung in Magento optimieren.

Warum ist Bestandsverwaltung (Inventory Management ) so ausschlaggebend?

Die Basis Ihres Online-Shops ist es, Produkte schnell an Ihre Kunden zu verkaufen und natürlich möglichst Gewinn zu erzielen. Also müssen Ihre Produkte sofort nach der Bestellung einsatzbereit, d. h. versandfertig sein. Auf den ersten Blick logisch und scheint ja auch nicht so schwer zu sein. Allerdings ist ein optimierter Vorgang, vor allem in Hinblick auf ein steigendes Angebot, gar nicht so einfach. Denn, d. h. vor allem, dass Sie einen gewissen Lagerbestand führen müssen. Auch ein Plan für den Notfall sollte bei Ihnen vorhanden sein. Denn ein Überbestand (verursacht nur Lagerkosten) oder ein Unterbestand (Kann Probleme machen, die Waren schnell zu erhalten) kostet Sie Geld. Wenn Sie möglicherweise das gefürchtete Etikett „Ausverkauft“ auf Ihren Produktseiten platzieren oder Sie sind nicht in der Lage, auf Abruf zu liefern, kann das zu Umsatzeinbußen, stornierten Bestellungen und unglücklichen Kunden führen.

Als Agentur für E-Commerce wissen wir, dass auch eine schlechte oder falsche Dokumentation Sie viel Geld kosten kann. Also gilt generell: Ein schlechtes Bestandsmanagement ist auch schlecht fürs Geschäft. Beispiele lassen sich am Markt genügend finden. Machen Sie sich aktiv an die Optimierung Ihres Bestandsmanagements und seien Sie auf jede Situation vorbereitet.

Drei grundlegende Probleme können sein:

1. Kein zentralisiertes System

Wie kategorisieren Sie Ihr Inventar? Verlassen Sie sich auf eine Reihe von Tabellenkalkulationen, Berichten von Lieferanten und führen Sie Auftragsprotokolle? Verwenden Sie überhaupt eine Bestandsverwaltungssoftware?

Viele Online-Shop-Besitzer wissen einfach nicht, wie sie ein spezielles Inventarsystem starten oder die bereits vorhandenen Lagerbestände integrieren. Eine klare Strategie vor Augen und die Implementierung eines zentralen Bestandsverwaltungssystems ist für Ihren Erfolg von entscheidender Bedeutung. Ein automatisiertes Online-System im Shop ist die beste Lösung. Sie können eingehende Bestellungen sowie gleichzeitig die Bestandsmenge genau verfolgen. Magento hat hier  speziell für E-Commerce-Unternehmen ein gut funktionierendes System entwickelt.

Gerne beraten Sie unsere Spezialisten aus der Magento-Agentur individuell zu der Integration von Schnittstellen für Ihre Bestandsverwaltung.

2. Ihnen liegen falsche Bestandszahlen vor

Ist es Ihnen schon passiert, dass Sie dachten, mehr Produkte auf Lager zu haben? Eine falsche Inventarliste kann dazu führen, dass Sie Bestellungen stornieren müssen, was dazu führt, dass Ihr Unternehmen bei diesen dann unglücklichen Kunden einen schlechten Ruf bekommt. Noch schlimmer ist, wenn Sie Ihre Lagerbestände generell in Frage stellen müssen. Das kann zu erheblichen Problemen im Rechnungswesen führen.

Die Kontrolle und die Sicherheit über Ihre Bestandszahlen ist eine der Prioritäten in Ihrem E-Commerce. Bei einer manuell durchgeführten Bestandsverwaltung kann es schnell verwirrend für Sie werden. Genau dieses, häufiger als gedacht auftretende, Problem ist ein weiterer Grund, warum Sie ein automatisiertes System benötigen, das Ihnen auch eine genaue Bestandsaktualisierung in Echtzeit bietet.

3. Geldfresser Über- oder Unterbestand

Wie bereits erwähnt, möchten Sie weder überfüllte noch unterbewertete Lagerbestände. Überbestände und zu niedrige Mengen können in beiden Fällen zu unerwünschten finanziellen Problemen führen. Wenn Sie überschüssige Lagerbestände aufrechterhalten, wird Kapital gebunden. Das bedeutet, dass Sie weniger Geld für wichtige Dinge wie Marketingmaßnahmen und die Verwaltung Ihres E-Commerce-Shops haben. Und wenn Sie diese zusätzlichen Produkte nicht verkaufen, werden Sie einen Verlust generieren.

Sollten Sie nicht in der Lage sein zu liefern und müssen Bestellungen stornieren, sind Ihnen unzufriedene Kunden sicher. Auch für das Neukundengeschäft ist das äußerst abträglich. Potenzielle Besucher, die feststellen, dass Sie nicht die gewünschten Artikel verfügbar haben, werden höchstwahrscheinlich umgehend woanders hingehen.

10 Tipps für Ihre optimierte Bestandsverwaltung in Magento

1. Strategie der Nachfrageplanung

Wenn Sie die Nachfrage nach Ihren Produkten prognostizieren, klingt das so, als müssten Sie in die Zukunft schauen. Doch so kryptisch ist das gar nicht. Wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind, ist die Bewertung der Nachfrage möglicherweise einfacher als Sie denken.

Sie müssen die bisherigen Verkäufe und Trends überprüfen, um eine genaue Schätzung der Lagerbestände zu erhalten. Wenn Sie nicht auf diese Erfahrungswerte zurückblicken können, gestaltet es sich etwas schwieriger, ist aber sicherlich nicht unmöglich. Sehen Sie sich mindestens die Daten des vergangenen Jahres an, um für jede Saison einen „Basisbedarf“ festzulegen. Verwenden Sie dann diese Informationen, um die zukünftige Nachfrage erst einmal zu schätzen. Sie können auch eine Hochrechnung Ihrer Marketingaktivitäten und den daraus resultierenden durchschnittlichen Conversion-Rates vornehmen. So können Sie schon absehen, wie viel Inventar Sie für einen bestimmten Zeitraum auf Lager haben sollten.

Erfahren Sie, wie wir  für unseren großen Kunden Kölle Zoo die Lagerverwaltung individuell optimiert haben.

2. Legen Sie den Mindestbestand fest

Den Mindestbestand (Minimum Stock Level, MSL) hängt von der erwarteten Nachfrage ab und davon, wie schnell ein bestimmtes Produkt verkauft wird. Sobald Sie Ihre MSLs bestimmt haben, können Sie damit Ihre Produktbestellungen systematisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre MSL regelmäßig überprüfen, da sich die Marktbedingungen im Laufe der Zeit ändern können und haben Sie dann natürlich diesen Bestand immer vorrätig.

3. Pflegen Sie korrekte Bestandsmengen

Als Folgemaßnahme zum Ermitteln Ihrer MSLs sollten Sie sicherstellen, dass Sie diesen Lagerbestand tatsächlich verwalten. Es ist eine Sache, Ihre Stufen zu kennen. Es ist eine andere Sache, auf dem Bestellbestand zu bleiben.

Wenn Sie über ein zentrales Bestandsverwaltungssystem verfügen, können Sie den Bestellbestand automatisieren. Wenn Ihr Bestand eine bestimmte Anzahl unterschreitet, benachrichtigt Sie Ihr System und / oder gibt eine Bestellung beim Lieferanten ab.

4. Priorisieren Sie Produkte

Die Priorisierung Ihrer Produkte hilft Ihnen zu identifizieren, welche Ihrer Produkte am häufigsten bestellt werden müssen.

Analysieren Sie Ihre Artikel nach einer ABC-Analyse:

A Artikel: Die Artikel, die Sie am häufigsten verkaufen und die somit die den höchsten Wert in Ihrem Unternehmen darstellen.
B Artikel: Artikel, die nicht regelmäßig verkauft werden und deren Lagerhaltung Sie demnach mehr kostet, wodurch sie von durchschnittlicher Bedeutung sind.
C Artikel: Alle Artikel, die übrig bleiben und einen Großteil Ihrer Lagerkosten ausmachen, gleichzeitig aber den geringsten Beitrag zu Ihrem Endergebnis leisten.

Natürlich widmen Sie Ihren A-Artikeln bei der Verwaltung des Inventars die größte Aufmerksamkeit und vermeiden Sie nun, zu viele  Artikel auf Lager zu haben, die seltener verkauft werden und in Ihrem Unternehmen somit nicht den höchsten Wert besitzen.

5. Haben Sie einen Notfallplan in der Schublade

Ein klassisches Sprichwort lautet: „Hoffen auf das Beste und einen Plan haben für das Schlimmste“. Dies gilt insbesondere für Ihr Online-Business. Wenn Sie keinen Notfallplan haben, wenn es anders kommt als erwartet, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Und glauben Sie uns, in E-Commerce-Unternehmen kann eine Vielzahl von Inventarproblemen auftreten, sind Sie daher auf alles vorbereitet.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Was passiert, wenn mein Spitzenprodukte nicht mehr auf Lager sind?
Was ist, wenn ich keinen Platz mehr für Produkte in meinem Lager habe?
Was ist, wenn ich meine Lagerbestände falsch einschätze?
Was ist, wenn meinem Lieferanten das Produkt ausgeht?
Was ist, wenn der Hersteller mein Produkt einstellt?
Was ist, wenn ein unerwarteter Rückruf erfolgt?
Was ist, wenn es Probleme mit dem Cashflow gibt?

Wie Sie sich auf diese potenziellen Probleme im Vorfeld einstellen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und der jeweiligen Situation ab. Als Unternehmer müssen Sie überlegen, was möglicherweise schief gehen könnte, und sicherstellen, dass Sie immer auf das Schlimmste vorbereitet sind. Seien Sie proaktiv und erstellen Sie einen realistischen Aktionsplan für jede Situation. Auf diese Weise können Sie größere Gewinneinbrüche und eine Reihe von verärgerten Kunden vermeiden.

6. Zentrale Bestandsverwaltung

Ein zentrales Bestandsverwaltungssystem für Ihr E-Commerce-Unternehmen kann Ihnen vieles erleichtern und den Aufwand minimieren. Empfehlenswert ist ein cloudbasiertes Lagerverwaltungssystem, da Ihnen die Möglichkeit gibt, weltweit Ihren aktuellen Bestand abzufragen und ggf. Maßnahmen zu ergreifen.

7. Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten

Bei der Bestandsverwaltung geht es nicht nur um Zahlen, sondern auch um das Verwalten von Erwartungen. Mit anderen Worten, Sie möchten weder zu viel versprechen noch zu wenig liefern.

Wenn ein Artikel nicht vorrätig ist oder falls ein Produkt zurückgerufen wird, benachrichtigen Sie Ihren Kunden rechtzeitig. Seien Sie ehrlich und offen in Bezug auf Ihre Lieferzeiten, besonders in Stoßzeiten. Und wichtig: Stellen Sie sicher, dass Kunden Ihre Rückerstattungsrichtlinien kennen.

Auch eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten und eine ehrliches, offenes Verhältnis  fördert die Kommunikation. Wenn einem Lieferanten die Produkte ausgehen, die Preise steigen oder Herstellungsprobleme auftreten, werden Sie als erster davon erfahren und können den Bestand entsprechend anpassen.

8. Nehmen Sie Ihre Software unter die Lupe

Sie müssen Ihre Systemverwaltung regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist und Sie auf die Anforderungen, die sich mit den Trends und Jahreszeiten oder durch Preisschwankungen ändern, dementsprechend reagieren. Ihr Marketing und Ihre Bestandsverwaltung müssen mit den Anforderungen mithalten, sonst wechseln Ihre Kunden zu anderen Anbietern.

9. Sicherheitslösung Dropshipping

Dropshipping bedeutet, dass der Hersteller das Inventar für Sie bereitstellt und liefert. Dropshipping eliminiert somit die Kosten, die mit dem Halten und Lagern des Inventars verbunden sind. Und es ist zudem noch eine hervorragende Sicherungslösung für ein E-Commerce-Unternehmen und hat sich deshalb in den letzten Jahren etabliert.

Fragen Sie Ihren Hersteller, ob er Dropshipping-Optionen anbietet, denn dies kann Ihnen eine Menge Geld und Kopfschmerzen ersparen, da es die Aufgabe des Bestandsmanagements vollständig von Ihren Geschäftsvorgängen eliminiert.

10. Beachten Sie die FIFO-Strategie

FIFO – First In First Out – ist eine Strategie, die besonders wichtig ist, wenn Sie verderbliche Artikel verkaufen. Für diese Strategie müssen allerdings Sie Ihre Lagerverwaltung fest im Griff haben. Hierfür benötigen Sie auch ein Kommissioniersystem, das sicherstellt, dass Ihre ältesten Artikel zuerst in den Versand kommen.